Lisasime arvetele viitenumbrid ja laekumiste kontroll muutus kiiremaks
Mitmed spordiklubid on ammu küsinud, et millal saab Sportlyzeris arvetele lisada viitenumbreid. Nüüd on see tehtud ja kogu laekumiste kontroll muutus lihtsamaks ja kiiremaks. Kiiruse tagab see, et pangaväljavõtte impordil seob Sportlyzer viitenumbritega maksed automaatselt arvetega ära ja käsitsi jääb lahendada vaid väike osa laekumistest.
Kui keeruline on viitenumbrite kasutusele võtmine klubis?
Viitenumbrid saab kasutusele võtta kohe ja sellega ei kaasne palju tööd. Kogu vana süsteem jääb toimima ja seepärast pole vaja karta, et kaasneb kaos, kui osad lapsevanemad ja sportlased ei tule uue süsteemiga kohe kaasa. Viitenumbrite kasutusele võtmine toimub järgmiselt:
- Mine vaatesse Mänedžer > Valikud > Arvelduse seaded.
- Tee linnuke lahtrisse “Kasuta viitenumbreid” – sellega võetakse klubi arveldustes kasutusele viitenumbrid ja igale mängijale luuakse isiklik viitenumber. Viitenumbrid on isikupõhised ja ajas ei muutu. Seega saavad lapsevanemad ja sportlased omal veebipangas makse ära salvestada ja seda taaskasutada. Mujalt kaasa toodud viitenumbreid veel paraku kasutada ei saa.
- Tee linnuke lahtrisse “Kinnita automaatselt maksed, mis sisaldavad mängijate viitenumbreid” – see on vajalik selleks, et edaspidi kõik viitenumbriga tähistatud maksed seotaks ja kinnitataks automaatselt ära. (Näiteks kui 140-st maksest 100 sisaldavad viitenumbreid, siis tuleb peale importi edasi tegeleda ainult 40-ga.)
Kuidas toimub panga väljavõtte import, kui spordiklubi kasutab viitenumbreid?
Kui viitenumbrid on klubis kasutusele võetud, siis edaspidi lisatakse loodavatele arvetele viitenumbrid ja panga väljavõtte import toimub järgmiselt:
- Automaatselt seotakse ja kinnitatakse ära kõik maksed, milles sisaldub sportlasele vastav viitenumber. Kui maksekirjelduses on kirjas arve number, siis makstakse esmajoones ära mainitud arve ja kui raha on rohkem, siis tasutakse ka teisi maksmata arveid alustades vanimast. Kui arvenumbrit selgituses ei ole, siis tasutakse maksmata arved alustades vanimast.
- Sportlyzer tuvastab ka “ideaalsed sobivused” ehk maksed, mille summa ja selgitusse kirjutatud arve number klapivad olemasoleva arvega. Need ideaalsed sobivused saab kõik korraga ära kinnitada. Selleks leia pangaimpordi järel paremalt ülevalt kiri “Kinnita X ideaalset sobivust” (X tähendab meie näites sobivuste arvu). Kui seda vajutada, siis kinnitatakse need maksed automaatselt ära.
Ülejäänud maksed tuleb administraatoril ise üle vaadata, luua seosed sportlastega ja ära kinnitada. Kui süsteem leiab seose sportlasega, siis ta märgib makse rohelise värviga ära (nagu varemgi), kuid soovitatav on ka need enne kinnitamist üle kontrollida. Seoste leidmiseks kasutab Sportlyzer järgmisi andmeid: arvenumber, sportlase nimi, lapsevanema nimi ning varasemate maksjate nimed, pangakontonumbrid ja isikukoodid.
Mida peaksid lapsevanemad teadma arvetele lisatud viitenumbrite kohta?
Järgnev sõnum on mõeldud sportlastele ja lapsevanematele ning me soovitame klubidel, kes viitenumbrid kasutusele võtavad, saata see tekst emailiga oma klubis laiali:
“Meie spordiklubi võttis arvetes kasutusele sportlasepõhised viitenumbrid. Edaspidi palun makske iga sportlase eest eraldi, kasutades tema isikupõhist viitenumbrit. Siin on mõned selgitavad punktid, et teil oleks lihtsam mõista, kuidas meie spordiklubis arveldamine ja arvete makstuks märkimine toimub:
- Kui ühest perest käib meie klubi treeningutel mitu sportlast, siis palun tehke iga sportlase eest eraldi ülekanne ja kasutage nende isikupõhiseid viitenumbreid. (Viitenumbrid ajas ei muutu ja seega on soovitatav maksed endale internetipangas ära salvestada, et vältida korduvat tüütut andmete uuesti sisestamist.)
- Endiselt on vajalik makseselgitusse kopeerida arve maksedetailides soovitatud selgitustekst, sest siis on meil võimalik arveldussüsteemis näpuga rida ajada, kui kusagil on midagi valesti läinud.
- Kui makseselgituses on arvenumber (või mitu) kirjas, siis märgib süsteem esmalt makstuks need arved ja ülejääva summaga tasub maksmata arvete eest alustades vanimast.
- Kui makseselgituses arvenumbrit kirjas ei ole, siis märgib süsteem sportlase tasumata arved makstuks alates vanimast.
- Kui kõik arved on makstud ja ülekandes jääb raha üle, siis märgitakse ülejääv summa sportlasele ettemaksuks ja seda kasutatakse tulevaste arvete eest tasumiseks.”
Sportlyzer on auhinnatud tiimi ja treeningute haldamise tarkvara noorte- ja amatöörspordiklubidele. Logi sisse või registreeru!
